Dans une petite entreprise, le suivi des formations est souvent assez simple. Quelques salariés sont concernés, les échéances sont connues et le dirigeant garde facilement une vision d'ensemble. La situation évolue rapidement avec le développement de l'activité. Les recrutements se succèdent, certains collaborateurs changent de poste, de nouvelles formations s'ajoutent et plusieurs établissements peuvent être concernés. Au fil des années, les dates de recyclage se multiplient. Le risque n'est pas tant d'oublier une formation que de découvrir une échéance au mauvais moment : quelques semaines avant son terme, en pleine période d'activité ou alors que plusieurs salariés doivent être formés simultanément.

Une organisation simple permet pourtant d'éviter la plupart de ces situations.

Recenser toutes les formations dans un même document

La première étape consiste à centraliser les informations. Dans certaines entreprises, les attestations sont conservées dans les dossiers du personnel, les habilitations dans le service maintenance et les certificats SST dans un autre fichier. Cette dispersion complique le suivi. Un tableau unique suffit généralement à retrouver une vision globale. Pour chaque salarié, il est utile d'y faire figurer :

• la formation suivie
• la date de réalisation
• l'échéance du recyclage ou de la réévaluation lorsqu'elle existe
• le poste occupé
• le service ou l'établissement concerné
• la session déjà programmée, le cas échéant

Ce document devient rapidement un véritable outil de pilotage. Cette centralisation permet également de vérifier plus facilement quels salariés doivent être formés à l'habilitation électrique selon leurs missions et les opérations qu'ils réalisent.

Le format importe peu. Un simple tableur partagé entre les personnes concernées suffit généralement. L'essentiel est de pouvoir identifier rapidement les formations suivies, les prochaines échéances et les actions à programmer.

Une colonne "Observations" peut également s'avérer utile. Elle permet par exemple de signaler un changement de poste, une absence de longue durée, une évolution des missions ou une session déjà réservée. Ces informations facilitent les arbitrages lorsque plusieurs formations doivent être programmées au cours de la même période.

Toutes les entreprises ne suivent pas les mêmes formations. Le contenu du tableau dépend notamment des risques auxquels sont exposés les salariés et des missions qui leur sont confiées. Si ce travail n'a jamais été réalisé, il peut être utile de commencer par déterminer les besoins de votre entreprise en habilitation électrique avant de planifier les prochaines sessions.

Programmer un rendez-vous de suivi dans l'année

Le tableau ne doit pas être consulté uniquement lorsqu'une échéance approche. Il est préférable d'inscrire une revue des formations dans le calendrier de l'entreprise, au même titre que d'autres rendez-vous de gestion. De nombreuses entreprises profitent de la préparation du budget, de la fin d'année ou du premier trimestre pour passer en revue les formations qui arrivent à échéance dans les douze à dix-huit mois suivants. Cette anticipation laisse davantage de possibilités pour organiser les sessions et répartir les absences.

Lorsque les effectifs sont importants, que plusieurs sites sont concernés ou que les mouvements de personnel sont fréquents, une revue trimestrielle apporte souvent davantage de confort dans le pilotage. Cette question se pose notamment dans les entreprises qui fonctionnent sur plusieurs établissements ou avec des équipes réparties sur différents sites. À ce jour, aucune disposition réglementaire n'impose une fréquence précise pour cette vérification. Il s'agit d'une bonne pratique d'organisation. L'INRS rappelle d'ailleurs que l'employeur doit s'assurer que les habilitations électriques restent adaptées aux opérations réellement réalisées par les salariés, ce qui suppose un suivi régulier des situations de travail.
Source : INRS – « Habilitation électrique : foire aux questions »

Anticiper les changements dans l'entreprise

Les échéances ne sont pas les seuls éléments à surveiller. L'arrivée d'un nouvel équipement, une évolution des méthodes de travail ou un changement de poste peuvent conduire à revoir les formations nécessaires. Un salarié affecté à de nouvelles opérations électriques ne relèvera pas forcément du même niveau d'habilitation qu'auparavant. De la même manière, l'ouverture d'un nouveau site ou la mise en place d'horaires décalés peut conduire à revoir l'organisation des Sauveteurs Secouristes du Travail. Dans ce contexte, la répartition des SST mérite souvent d'être revue afin de maintenir une présence opérationnelle sur chaque plage horaire.

Le suivi des formations accompagne donc naturellement l'évolution de l'entreprise.

Planifier les formations suffisamment tôt

Les difficultés apparaissent souvent lorsque plusieurs échéances arrivent en même temps. En programmant les sessions plusieurs mois à l'avance, l'entreprise conserve davantage de souplesse pour :

• choisir les périodes les plus adaptées à son activité
• répartir les absences des salariés
• constituer des groupes de formation cohérents
• maîtriser le budget consacré à la formation

Cette anticipation facilite également les échanges avec l'organisme de formation, qui peut proposer un calendrier plus adapté aux contraintes de l'entreprise.

Un tableau de suivi facilite aussi les décisions

Au fil des années, le tableau de suivi devient un véritable outil d'aide à la décision. En quelques minutes, il permet d'identifier :

• les formations à programmer dans les prochains mois
• les salariés concernés
• les compétences disponibles sur chaque site
• les besoins liés à un recrutement ou à une évolution de poste

Cette vision globale aide les dirigeants, les responsables RH et les responsables HSE à planifier les formations sans attendre qu'une échéance devienne urgente.

En résumé

• Le suivi des formations obligatoires ne repose pas sur un logiciel complexe ni sur une organisation lourde.
• Un tableau régulièrement mis à jour, associé à une revue planifiée dans l'année, permet d'anticiper les recyclages, d'accompagner les évolutions de l'entreprise et de programmer les formations dans de meilleures conditions.
• Avec cette organisation, les échéances deviennent un élément de gestion courant plutôt qu'une source d'urgence.

FAQ

Quelles formations nécessitent un suivi particulier ?

Cela dépend de l'activité de l'entreprise. Les formations SST, les habilitations électriques ou le MAC APS font partie des formations qui demandent une vigilance particulière quant à leurs échéances ou au maintien des compétences.

Qui peut assurer le suivi des formations ?

Cette mission peut être confiée au dirigeant, au service des ressources humaines, au responsable HSE ou à toute personne chargée de la gestion des compétences.

Faut-il utiliser un logiciel spécifique ?

Pas nécessairement. Dans de nombreuses PME, un tableau partagé et régulièrement actualisé répond déjà efficacement au besoin.

Peut-on programmer plusieurs formations sur une même période ?

Oui, dès lors que cette organisation reste compatible avec l'activité de l'entreprise et ne désorganise pas les équipes.